Tutte le cose che vorrei dirti.

Vorrei dirti che nella vita le cose diventano difficili prima di essere facili. E non diventano nemmeno realmente facili: sei […]

La sfida delle 3 settimane per avere (davvero) più tempo nelle tue giornate.

Life ·
Una giornata tipo da blogger

Sono felicissima di ospitare sul mio blog Alice, una performance coach che mi sta insegnando tantissimo. Oggi insieme a lei parleremo di un problema che affligge praticamente tutti: il sentire di non avere mai abbastanza tempo. Un problema risolvibile, e oggi Alice ci racconta come proponendoci soluzioni estremamente pratiche ed efficaci (le sto testando personalmente e ve le STRA-raccomando!).

 

A chi capita almeno una volta al giorno di dire: ‘Non ho tempo!’?

E’ una cosa comune sentire che il tempo ci sfugge di mano e che, alla fine della giornata, non siamo riusciti a fare la metà delle cose che ci eravamo prefissati.

Se però ti sei stancato di subire la giornata e vorresti iniziare a viverla, il modo c’è. Perché il concetto di ‘tempo’ è relativo e soprattutto elastico, cioè si deforma in base a come decidiamo di impiegarlo.

Innanzitutto puoi sostituire la frase: ‘Non ho tempo’ con ‘Non è una mia priorità’, perché la verità è che non è tutto importate allo stesso modo e a volte è più una questione di ‘Dovrei fare questo’ piuttosto che ‘Ho intenzione di fare questo’.

E poi inizia a pensare che la gestione del tempo è un’arte e tutti la possono imparare.

Ti propongo uno schema che dura 3 settimane, seguendolo puoi dare una svolta alla tua vita.

 

Settimana 1: TRACCIA IL TUO TEMPO

Ti basta un foglio Excel o l’agenda per annotare di mezz’ora in mezz’ora cosa succede nella tua giornata. Farlo anche solo per una settimana ti darà un quadro diverso da quello che ti aspetti.

Ti basterà prendere nota delle tue attività quotidiane con l’orologio alla mano e alla sera riportare tutto nella tua tabella.

Iniziando a tracciare il tuo tempo ti renderai conto che lavori meno di quello che pensi, dormi di più di quello che pensi e hai più tempo libero di quanto pensi.

Non sei tu il problema, siamo fatti così.

Recenti studi (che sto seguendo attentamente) hanno riscontrato come la percezione che abbiamo del nostro tempo ne influenzi l’effettiva gestione.

Nel tracciare il tuo tempo hai due benefici principali:

1- Smetterla di raccontarti bugie. Come dicevo la percezione del proprio tempo spesso è distorta e diciamo frasi come “lavoro 60 ore alla settimana” quando poi andando a tracciare il nostro tempo vediamo che effettivamente non ne lavoriamo più di 5.

2- Identificare gli sprechi, in modo da poterli eliminare (o quantomeno ridurre). Quando tra percezione e realtà c’è una così grande discrepanza, immediatamente diventa lampante che ci sia dello spreco. Spreco nascosto, che non percepiamo nettamente, ma che si divora ore e ore della nostra vita. Scattare una fotografia attraverso la tabella della tracciabilità del tempo metterà luce immediata sul tempo che sprechiamo (sul come ridurlo vedi punto 3).

 

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Settimana 2: CORREGGI LA PERCEZIONE CHE HAI DEL TUO TEMPO

Come fare allora per iniziare ad assumere il controllo sul tempo e non viceversa?

Il segreto è usare la ore in modo mindful. Evitare di andare avanti con il pilota automatico tutta la giornata, evitare di fare più cose insieme (con il risultato di farle entrambe in maniera mediocre o perdere tantissimo tempo per portarle a termine) ed evitare di essere in balia degli eventi.

Abbiamo detto che la percezione del proprio tempo influisce su come lo gestiamo. Mi spiego meglio.

Intervistando decine e decine di persone con cui ho lavorato, coloro che sembravano avessero sempre tempo, ma contemporaneamente sembrava portassero più cose a termine e fossero sempre puntuali sulle consegne, erano anche quelli che spendevano il proprio tempo consapevolmente e con cura.

Questo significa essere presenti quando fai un’attività. Rendere il tuo tempo memorabile.

Se dovessi chiederti: “Cosa hai fatto il 19 dicembre del 2012?”, tu mi risponderesti…”Non ne ho idea, come faccio a ricordarmi?”

Io mi ricordo perfettamente quel giorno, poiché mi sono laureata.

Se invece chiedessi a un qualunque individuo di questo pianeta nato prima del 1995, dove fosse l’11 Settembre 2001, la risposta sarebbe immediata. Chiunque ricorda quel momento, rimasto memorabile nella storia dell’umanità.

Rendere il proprio tempo memorabile significa avere la capacità di riempire la propria vita di attività mindful e non mindless.

E’ stato provato come chi spende il lunedì sera ad un corso di ballo abbia la percezione di avere più tempo rispetto a chi lo spende davanti alla tv e di conseguenza l’approccio alla gestione della giornata sia più efficace ed efficiente per il primo individuo rispetto al secondo.

Ma, come fare a diventare più mindful e di conseguenza gestire meglio la propria giornata?

Lo strumento è la definizione delle intenzioni.

Ogni mattina ritagliati 10 minuti, prima di iniziare la giornata per definire le tue intenzioni.

  1. Definisci le intenzioni personali: cosa farai per te stessa oggi? Quando? Per quanto tempo? che sia un massaggio, un corso di ballo e una passeggiata, definisci l’intenzione al mattino.
  2. Definisci le intenzioni lavorative: quanto lavorerai oggi? Quali sono le priorità? Come le pianifichi? Per quanto tempo? Questo passo è fondamentale. Non si tratta di banale pianificazione, ma di avere un momento di onestà intellettuale che ti permetta di definire le priorità, sapendo cosa sia realistico portare a termine e quando metterlo a calendario nella tua giornata.
  3. Definisci le intenzioni relazionali: cosa farai per/con le persone importanti per te oggi?Quando?Per quanto tempo? A volte trattiamo il tempo libero come un’optional. Se intervistiamo un CEO di successo, nonostante gli innumerevoli impegni, ti dirà che ci sono momenti non negoziabili, come ad esempio la cena in famiglia. Definire questa intenzione ti porta a non sprecare tempo nella giornata lavorativa per poter essere presente con le persone che ami e vivere del tempo di qualità con loro.

 

A questo punto abbiamo:

  • Tracciato il tempo per la prima settimana.
  • Definito le intenzioni per la seconda settimana.

Ora che hai una fotografia precisa di come spendi il tuo tempo e hai imparato ad essere più presente, la tua percezione non dovrebbe essere più un problema.

Quindi è giunto il momento di riconoscere gli sprechi e fare qualcosa per ridurli, in modo da recuperare tempo.

 

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Settimana 3: RIDUCI E ELIMINA GLI SPRECHI

Non vogliamo e non possiamo essere perfetti ma possiamo tranquillamente decidere che alcuni sprechi di tempo ci avvelenano più di altri, inficiando la percezione positiva che abbiamo di una giornata.

 

  • Spreco #1: Tempo di indecisione

Ovvero il tempo che intercorre tra una decisione e la sua attuazione.

Qualche esempio: se decidiamo di mettere la sveglia alle 7.00 e clicchiamo snooze fino alle 7.45, ci sono 45 min. di spreco. infatti la sera precedente abbiamo deciso di alzarci alle 7.00 e abbiamo ritardato l’attuazione di questa decisione fino alle 7.45.

Lo spreco dovuto all’indecisione, non solo fa perdere ore ed ore durante l’intera giornata, senza neanche accorgercene, ma genera tendenzialmente in noi la sensazione di essere in ritardo, di fare le cose sempre di fretta e di non avere mai tempo. Sarebbe molto più efficace, o decidere di dormire 45 min. in più, oppure spendere quei 45 min. per fare qualcosa allineato con i nostri desideri e visioni (per esempio una morning routine…)

Altri esempi:

  • Inizio a studiare alle 9, alle 9.20 sto ancora leggendo le mail di pubblicità di Kiko e Zara.
  • Stasera vado in palestra alle 17…ma poi alle 17 non sto tanto bene, devo mangiare qualcosa mentre controllo i vari social (che ho controllato 10 min. fa, però non si sa mai…), poi ho una conversazione WhatsApp a cui devo assolutamente rispondere, non so che podcast ascoltare in palestra quindi impiego mezz’ora per sceglierlo e, di fatto, arrivo in palestra alle 18.30(oppure, non ci vado proprio).

Strumento per ridurre questo spreco: Munirsi di timer.

Può sembrare “banale” ma mi ha cambiato la vita. Invece di procrastinare un’attività, ho il mio timer sempre con me e lo faccio partire quando decido che devo fare qualcosa. L’azione di attivare il timer, immediatamente mi rende consapevole che per non sprecare tempo devo iniziare e non ci sono social o e-mail che tengano, non devo procrastinare. Ti dirò di più, se l’attività è “difficile” o pesante e sento l’irrefrenabile bisogno di procrastinare per pigrizia, attivo il timer solo per 5 o 10 minuti. La mia mente accetta meglio il task perché per 10 minuti si può fare tutto, e molto probabilmente, una volta iniziato lo porterò a termine.

 

  • Spreco #2: Tempo di set up

Nel manufacturing questo è chiamato “tempo di set-up” ovvero il tempo ci si mette per cambiare, per esempio, la vernice in un macchinario per fare un prodotto rosso, dopo aver fatto lo stesso prodotto, ma giallo.

Per cambiare la vernice, si ferma la produzione e questo è un costo per l’azienda.

Per passare da un’attività all’altra, nella nostra vita, ci vuole tempo perché la mente perde la concentrazione, a volte dobbiamo procurarci il materiale (per cucinare gli ingredienti, per leggere dobbiamo trovare il libro) o, semplicemente, abbiamo bisogno di riattivare alcune parti del cervello implicate in un’attività piuttosto che un’altra.

E’ quindi possibile recuperare tempo evitando il più possibile “lo switch” ovvero il passaggio continuo tra un’attività e l’altra, senza concludere nulla.

Un esempio: mentre studi ti viene in mente di telefonare al tuo amico per parlare del progetto del blog, però forse dovresti prima leggere l’articolo che è nella casella mail e sta aspettando di essere letto da una settimana. Inizi l’articolo e ti viene in mente di controllare quel sito che avevi visto un mese fa….In conclusione, non hai studiato, non hai telefonato al tuo amico e non hai letto l’articolo. Nel lungo periodo, probabilmente, non aprirai nemmeno il tuo blog.

Cerca di essere presente quando fai un’attività. Scegli le cose importanti e dedicati a queste, fino a che non sono concluse o fino a che il tempo pianificato giunge a termine. Saltare da un’attività all’altra ha un costo. E non ha senso pagare questo prezzo nella nostra vita.

Lo strumento utile in questo caso è la pianificazione a blocchi.

Invece di perderci nelle to do list infinite, possiamo iniziare a suddividere la nostra settimana in blocchi. Letteralmente questo significa “bloccare” del tempo dedicato ad una determinata attività. Quando utilizziamo questo strumento vediamo subito quanto “set-up” c’è nella nostra vita, cioè quante volte passiamo da un’attività all’altra. Sarebbe opportuno quindi cercare di accorpare attività simili. Ad esempio invece di studiare 30 min al mattino 30 a pranzo e 30 alla sera, è più efficiente studiare 1h30 alla mattina, eliminando di conseguenza il tempo necessario al nostro cervello per abituarsi all’attività stessa.

QUI PUOI SCARICARE GRATUTITAMENTE IL VIDEO DOVE VI INSEGNO LA PIANIFICAZIONE A BLOCCHI PER GOOGLE CALENDAR.

Pianificazione a blocchi avere oiu tempo tutorial

 

  • Spreco #3: Tempo attività a non valore aggiunto

Ci sono attività che ci ostiniamo a inserire nella nostra giornata ma che in realtà sentiamo che non danno un reale valore aggiunto alla nostra vita.

Ad esempio lavare i pavimenti tutti i giorni può essere un’abitudine consolidata e quasi un obbligo ma a conti fatti bisogna chiedersi se sia davvero necessario farlo quotidianamente per sentirsi soddisfatti e appagati, o se non basti invece farlo un giorno sì e un giorno no.

Tante abitudini che abbiamo acquisito infatti sono quasi inconsapevoli. Magari una certa azione andava bene in un periodo precedente ma non è detto che sia l’ideale anche adesso. Di nuovo è importante valutare con attenzione come si decide di spendere il proprio tempo.

Bisogna ricordare sempre che c’è una differenza tra sentirsi occupati e sentirsi produttivi.

Voglio qui menzionare quello che è il concetto di deminishing retourn.

Immagina di lavare il pavimento dopo 15 giorni che non lo lavi. Il valore che questa attività apporta alla tua vita è enorme, perché da sporchissimo, diventa pulito.

Ora immagina di pulirlo nuovamente il giorno dopo. Il valore apportato alla tua vita della stessa attività fatta il giorno prima, è questa volta veramente marginale. Ovviamente il risultato è minimo a fronte dello stesso sforzo.

Iniziamo a chiederci: quali sono quelle attività nella mia vita che posso fare fino al punto di deminishing retourn, cioè fino a quel punto dove il valore inizia a diminuire?

Strumento: Il modo migliore per ridurre questo spreco è quello di iniziare il mese con una visione ben precisa di ciò che vogliamo davvero nella nostra vita.

Grazie alla pianificazione mensile sulla visione possiamo con facilità capire quali sono queste attività da eliminare o ridurre. Infatti partire con una visione ci indicherà i macro obiettivi che saranno la base per programmare più nel dettaglio le attività.

Se il mio obiettivo per questo mese è di passare più tempo con mio figlio, è utile che la casa sia immacolata ma io non abbia tempo da dedicargli per giocare? Qual è la via di mezzo che può farti sentire appagato su entrambi i fronti?

Infine grazie all’iterazione, i nuovi comportamenti acquisiti diventeranno presto una nuova abitudine da dare nostra, quindi è importante inserire le novità all’interno delle routine, perché non si perdano per strada dopo pochi giorni.

 

  • Spreco #4: Attività passive come social TV e internet surfing.

Un problema davvero comune ai più è quello di sprecare tanto tempo sui vari siti internet – magari di shopping on line – e sui social.

Queste realtà sono state progettare per creare assuefazione e farti perdere tempo. Calcolando quanto tempo passi così, potresti accorgerti che con la stessa quantità di tempo avresti modo di imparare una nuova lingua o allenarti tutti i giorni.

Soluzione: per fortuna ci sono degli alleati che possono aiutarti a fare detox.

Innanzitutto potresti togliere le app dal telefono e anche le notifiche push. Poi un altro trucchetto è quello di mettere il telefono in bianco e nero: infatti è dimostrato che troveremo meno interessanti i contenuti che ci compaiono sullo schermo di un device se questi non sono a colori.

 

  • Spreco #5: Tempo di autocommiserazione e/o preoccupazione quando qualcosa non va come pianificato

Gli imprevisti fanno parte della vita così come le interruzioni fanno parte della giornata di chiunque. Perciò non è produttivo andare nel pallone ogni volta che una variabile scombussola in nostri piani.

Piuttosto impariamo a tenerci degli spazi bianchi nel calendario, da usare come tempo bonus quando qualcosa non va secondo i piani.

Se tra un blocco e l’altro di attività pianifico del tempo extra, posso usarlo per concludere la precedente attività, senza farmi prendere da ansia o sensi di colpa.

 

 

Conclusione: Una buona gestione del tempo è la chiave per vivere una vita più piena, ridurre la sensazione di essere sempre un passo indietro a ciò che vorremmo fare e raggiungere gli obiettivi. La gestione del proprio tempo è un’arte che si impara solamente “sporcandosi le mani”, attraverso l’iterazione di queste tecniche, cercando di migliorarsi giorno dopo giorno, settimana dopo settimana. Ti sfido a provare questo programma di tre settimane, i risultati potrebbero essere sorprendenti 🙂

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